愛知中高同窓会

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プライバシーポリシー

ー愛知中・高等学校同窓会 個人情報保護方針ー

 

愛知中・高等学校同窓会(以下「本会」といいます)は、個人情報(個人に関する情報であって、それのみでもしくは他の情報と相俟って当該情報の主体である個人が識別可能なもの)を取扱うに際し、個人情報の有用性に配慮すること並びに個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」といいます)とその関係法令及び関係各ガイドラインを遵守することを宣言すると共に、本プライバシーポリシー(個人情報保護指針)を制定してその適正な取扱に務めます。

 

1.個人情報の収集及び保有について

 

1)本会が収集して保有する個人情報は以下に定める情報とし、その利用目的の達成に必要な範囲内において公正な手段によって収集します。

本会会則第2条に定める個人についての、氏名、生年月日、住所(郵便番号を含む、以下同じ)、電話番号、卒業者コード、卒業年月日、進路、職業及び勤務先の名称、住所と電話番号並びに賛助会費等の口座振替に必要な金融機関名とその預貯金口座の特定に必要な事項

 

2)本会は、思想、信教及び信条に関する個人情報並びに人種、民族、門地及び本籍地等に関する個人情報は収集しません。

 

2.個人情報の利用目的について

 

1)本会が個人情報を収集及び保有する際の利用目的は以下に定める目的とします。

①総会及び役員会その他の本会が主催もしくは協賛する各種行事の通知、連絡及び案内

②本会会費の徴収及び本会賛助会費の募集に関する通知、連絡及び案内

③本会会員の親睦等を図るために本会または本会会員がお粉各種行事の通知、連絡及び案内

④愛知中学校、愛知高等学校及び学校法人愛知学院が主催もしくは協賛する各種行事の通知、連絡及び案内

⑤本会もしくは愛知中学校及び愛知高等学校が行う各種の寄付募集に関する通知、連絡及び案内

⑥本会の会員名簿及び会誌の発行

⑦会員名簿及び会誌の交付または送付

⑧その他本会の常任理事会において本会会則第3条に定める目的を達成するために必要と決議された目的

 

2)本会は、本項に定める利用目的を達成するのに必要な範囲内でのみ個人情報を収集、保有及び利用することとし、個人情報保護法とその他の法令が定める場合を除いては、本人の同意を得ることなく本会が保有する個人情報を本項に定める利用目的以外には利用しません。

 

3.個人情報の管理について

 

1)本会は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報を正確かつ最新の内容に維持するように努めると共に、情報管理システムに関して適切な安全管理措置を講ずる等して個人情報の漏洩、減失及び毀損等を防止するように努めます。

 

2)本会は、本会の役員及び職員が個人情報を取り扱う際には、その個人情報の安全管理が図られるような管理体制を整備すると共に、役員または職員の中から個人情報保護管理者を選任して、適正かつ円滑な個人情報の保護が実現されるように努めます。

 

3)本会は、個人情報の取扱を外部に委託する場合には、個人情報の安全管理が充分かつ適切に実施されている外部委託先を慎重に選定すると共に、本会が保有する個人情報の安全管理のために必要な監督を行うように努めます。

 

4.個人情報の共同利用について

本会は、本会会則第3条に定める目的及び第2項に定める個人情報の利用目的を達成するために必要な範囲内において、愛知中学校、愛知高等学校及び学校法人愛知学院との間で個人情報を共同して利用することがあります。

 

5.個人情報の第三者提供について

本会は、会員名簿や会誌の制作と発送、口座振替や自動送金の利用及び第2項に定める各種の通知、連絡や案内の制作や発送を外部に委託する場合その他同項に定める個人情報の利用目的及び本会会則第3条に定める目的を達成するに必要な範囲を超えては、個人情報保護法及び関係法令が定める場合並びに本人の同意を得た場合を除いては、その保有する個人情報を第三者に提供しません。

 

6.個人情報の開示、訂正及び利用停止の請求について

 

1)本会は、本人からの当該保有個人情報の開示、訂正(追加及び削除を含む、以下同じ)及び利用停止の請求に対し、本会事務局を窓口として以下の定めに従って対応します。なお、以下の定めに従って提出された書面は返却致しかねます。

 

2)個人情報の開示

本会は、本人から、理由を付した書面を以ってその個人情報について開示請求があった場合は、開示請求の対応に必要な範囲内で本会が取得して保有している情報を開示します。

 

3)個人情報の訂正

本人から、理由を付した書面を以ってその個人情報についての訂正請求があった場合は、本会は、その事実の存否を確認した上で、請求対象となった部分についての個人情報を確認された事実に沿う内容に訂正します。

但し、訂正請求によって当該個人情報を訂正した場合であっても、訂正請求の際に提出された書面は保管させていただきます。

 

4)個人情報の利用停止

本人から、理由を付した書面を以ってその個人情報の一部または全部について利用停止の申出があった場合は、申出のあった個人情報の利用を停止します。

 

7.個人情報の管理体制の整備等について

 

1)本会は、個人情報保護法とその関係法令及び関係ガイドライン等の趣旨や目的に沿うように、本会における個人情報の管理体制の整備に努め、必要に応じて本プライバシーポリシーの見直しや改定を実施します。

 

2)本会会員の皆様には、本会が保有します個人情報を最新の状態で管理しますため、第1項1号に定めております各事項に変更が生じられた場合には、本会事務局への速やかな届出をお願いいたします。

以上